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Claves para La Implementación del Sistema de Gestión del Transporte

Los sistemas de gestión de transporte (TMS) son el centro de control de su proceso de transporte. Comunican y rastrean información clave en tiempo real, lo que le permite analizar y ajustar las operaciones en cuestión de minutos. No hace falta decir que la implementación adecuada del sistema de gestión de camiones es vital.

Pero muchos minoristas evitan actualizar, cambiar o emplear software TMS, ya que el proceso de implementación puede ser muy largo, extenso y costoso.

Además, si no implementa su sistema de logística TMS correctamente, una falla puede terminar costándole aún más recursos y resultar en una gran quiebra.

Para ver el éxito (y mucho crecimiento), debe estar preparado para un TMS antes de implementarlo. Por eso, le brindamos los cinco consejos principales que ayudarán a garantizar que su empresa esté preparada para el crecimiento que acompaña a un sistema de gestión de transporte.

¿Qué es un TMS?

Un sistema de gestión de transporte (TMS) es un software que facilita las interacciones entre el sistema de gestión de pedidos de la empresa, el sistema de gestión del centro de distribución / almacén y los transportistas. Es el centro logístico de una red combinada de transportistas, transportistas y clientes.

Un software TMS típico incluye planificación y optimización de rutas, optimización de carga, ejecución, auditoría y pago de fletes , envío avanzado, visibilidad de pedidos, seguimiento y rastreo y gestión de transportistas.

Defina sus objetivos para la implementación del sistema de gestión del transporte

Hay muchas razones por las que su empresa puede beneficiarse de un TMS, como la planificación de rutas optimizada, la gestión de inventario controlada, la precisión mejorada, la reducción de errores de facturación y mucho más.

Pero todos esos beneficios no significan nada si no sabe cómo se aplican realmente a su negocio. ¿Qué espera realmente obtener de un TMS? ¿Cómo definiría el «éxito» después de la implementación de su TMS?

Básicamente, ¿cómo se ve su negocio ahora versus cómo desea que se vea en el futuro, gracias al TMS? ¿Qué hará por ti?

Recomendamos crear un plan de negocios estratégico antes de implementar cualquier software nuevo. Esto puede ayudarlo a calcular el retorno potencial de la inversión, crear un curso de acción y discutir con sus partes interesadas los beneficios a largo plazo del sistema.

Dedique tiempo a encontrar la solución de TMS adecuada

Existen muchas opciones de TMS diferentes. Algunas son buenas, otras son geniales y algunas simplemente no son adecuadas. Elegir el TMS incorrecto puede terminar en una falla total, resultando en una pérdida de recursos, dinero y tiempo. En algunos casos, incluso pueden causar más fricción en sus operaciones.

Entonces, ¿cómo determina qué TMS funcionará para usted? ¿Qué debería buscar con un sistema de gestión de transporte?

Actualizaciones continuas

No solo desea seleccionar un software TMS que se adapte a su negocio hoy. Desea un sistema que pueda mantenerse al día con el crecimiento de su negocio y la industria del transporte en rápida evolución en general.

¿Con qué frecuencia se actualiza este sistema y cuál es el proceso de actualización? (Sugerencia: los servidores basados ​​en la nube a menudo tienen actualizaciones del sistema mejores y más fáciles que los basados ​​en servidores).

Integraciones

¿Este TMS se integra con los otros sistemas que tiene implementados? Esto incluye la integración con la planificación de recursos de su empresa, sus servidores actuales, sus sistemas de distribución y almacenamiento, y más. ¿Funcionarán a la perfección o duplicarán la carga de trabajo?

Personalizable

Quiere un sistema que le facilite la modificación, de acuerdo con las necesidades de su negocio. No hay dos empresas iguales, por lo que es probable que su TMS no tenga el mismo aspecto que el de su competidor o socio.

Interfaz

¿Es el sistema fácil de entrenar y usar? ¿La interfaz de usuario es atractiva y optimizada, o se siente anticuada y anticuada? Recuerde que sus empleados tendrán que usar este software, ¡así que hágalo fácil y lo suficientemente simple para que aprendan y aprovechen!

Accesibilidad

Por lo general, recomendamos un sistema basado en la nube, en lugar de uno basado en servidor, ya que es mucho más limpio y más fácil acceder a la información de forma remota (siempre que haya acceso a Internet disponible). Además, a medida que Internet de las Cosas conecta cada vez más puntos de datos, conectar su TMS en la nube será fundamental para el éxito en el futuro.

Involucrar a todas las partes interesadas

La implementación de un TMS es como cualquier otro cambio o actualización organizacional importante, y algunas personas se resisten un poco al cambio.

Quiere que todos sepan lo que está pasando (y se sumen) antes de que ocurra la implementación, para que estén preparados y emocionados por los cambios. Hemos descubierto que una de las principales razones por las que falla la implementación de TMS es la falta de comprensión o aceptación por parte de las personas que tendrán que usar el software de forma regular.

Si ya definió sus objetivos y realizó su diligencia debida para encontrar el software TMS perfecto, entonces es mucho más fácil explicar a sus partes interesadas cómo este TMS traerá importantes avances para su negocio.

Nota: Un «interesado» es cualquier persona que se verá afectada por la implementación del sistema de gestión de transporte. Esto incluye administración, conductores, empleados de operaciones y logística, gerentes, socios, asociados y clientes.

Prepare a su equipo para el éxito

Antes de comenzar a utilizar su TMS, todas las partes interesadas deben tener un plan de acción adecuado. Hacer que su equipo se entusiasme y se prepare lo preparará para el éxito:

  • Asigne un gerente de proyecto que supervisará la implementación de TMS;
  • Cree un comité que ayude a administrar y organizar la implementación. Serán el «lugar al que acudir» para la formación y las preguntas;
  • Dedique recursos de TI adicionales al proyecto. Harán gran parte del trabajo duro y la capacitación durante la implementación;
  • Organice reuniones con socios y asociados para discutir integraciones con todos los sistemas;
  • Cree métodos claros de comunicación para mantener a las personas actualizadas e involucradas;
  • Reconozca y planifique los posibles obstáculos.

Siga y documente un cronograma de implementación

El proceso de implementación del sistema de gestión de transporte puede ser de 2 meses o 2 años, según la extensión del software, las integraciones y su equipo. No desea perder el impulso en el proceso, lo que puede conducir rápidamente a la caída del éxito de la implementación.

Recomendamos crear un cronograma razonable con presupuestos asociados y puntos de acción para mantenerlo encaminado. Documente todo sobre la marcha para mantener el proyecto organizado y seguir adelante.

Es mucho más fácil seguir el plan, ¡si hay un plan establecido!

¿Está listo para la implementación del sistema de gestión de transporte?

La implementación del sistema de gestión de transporte puede parecer compleja, pero no tiene por qué serlo. Con las decisiones y la preparación adecuadas, la implementación puede ser sencilla y puede comenzar a cosechar las recompensas del TMS en poco tiempo.